Domingo 21 de Agosto 2011
El tiempo, se nos escurre entre los dedos como una fina arena a la que apretamos fuertemente, y cuanto más fuerte apretamos, más escapa.
Si aprecias la vida, no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el material del que está hecha la vida.
Quizás porque el tiempo es energía, es vida, es el material del que está hecha la vida -decía Benjamín Franklin-; quizás porque somos tan materiales que lo inmaterial, lo invisible se nos hace ajeno; quizás por alguno de estos motivos o por otros muchos, lo cierto es que no dominamos el tiempo, se nos escurre entre los dedos como una fina arena a la que apretamos fuertemente, y cuanto más fuerte apretamos, más escapa. Con él huye la salud a veces, la alegría otras, las ilusiones, los resultados....
Aunque la Humanidad ha pisado la luna, ha escudriñado el átomo, ha enviado mensajes a las estrellas, ha clonado lo inimaginable, no ha conseguido añadir ni un segundo más al tiempo. Curiosamente es el tiempo lo que iguala a todos los hombres, ricos y pobres, de uno u otro color o condición social; todos tenemos 24 horas de 3600 segundos al día, y 365 días al año. El tiempo, como la muerte, es ecuánime, igualitario, y aunque sería un buen negocio no hay quien lo privatice.
A pesar de esta realidad seguimos queriendo aprovechar el tiempo, la aceleración de las experiencias, la eliminación de los silencios para condensar la vida, como la esencia de un perfume. Así pues, como seres humanos que queremos aprender de la vida, queremos mejorar y aprovechar las experiencias, el dominio del tiempo es una de nuestras tareas pendientes, una tarea importante y urgente.
¿REALMENTE PERDEMOS EL TIEMPO?
Muchas veces no mejoramos, pues no creemos que haya mucho que mejorar, o, a veces, creemos que ese poco que mejoraré me costará muchos esfuerzos, y nos conformamos con lo que tenemos adquirido. Así que lo primero que vamos a hacer es constatar si uno necesita o no cambiar de hábitos para dominar más el tiempo.
Hay síntomas que indican un dominio del tiempo tan bajo que afecta a nuestra vida, incluso a nuestra estabilidad emocional y mental, por ejemplo, algunas de las siguientes situaciones aparentemente muy complejas pueden tener su causa en una falta de dominio del tiempo: jornadas cada vez más largas, aumento de la agresividad, o nervios o fatiga, decisiones precipitadas, llegar tarde a muchos sitios, tener que anular acciones previstas, actuar a golpes, sentirse empujado por otros, aumento de la frecuencia de incidentes o conflictos, aunque nos digan que contagiamos nerviosismo, desorganización o descoordinación con nosotros y los demás, tener sólo contactos superficiales con las personas.
Si ha llegado a la conclusión de que alguna cosa no funciona bien con respecto al tiempo, es posible que las próximas reflexiones le ayuden en algo.
CAUSAS DE LA FALTA DE DOMINIO DEL TIEMPO
Para poder solucionar cualquier crisis hay que encontrar la causa que la genera. Así, ¿cuáles son algunas de las causas que hacen que el tiempo sea como el agua que se nos escurre entre los dedos?
· Falta de objetivos claros y definidos.
· Falta de una programación semanal y diaria.
· No conocer vitalmente las leyes del tiempo.
· No adquirir los hábitos adecuados.
· Confundir lo urgente con lo importante.
· No saber decir No.
· El perfeccionismo.
· La prisa.
· No dejar espacio a los imprevistos (ellos se lo toman queramos o no).
· Utilizar mal las comunicaciones (teléfono, email, correo, visitas).
· Razonar por lo que hay que hacer (tareas) y no por lo que se quiere obtener (objetivos).
· Responsabilidades mal definidas (que uno se otorgue o que le otorguen otros).
· Falta de delegación (hacia uno o de uno hacia los demás).
Así que hay que actuar sobre las causas que originan una pérdida de tiempo, sobre todo aquellas causas que dependen de uno mismo.FIJACIÓN DE OBJETIVOS
Lo primero para la gestión y el dominio del tiempo es fijar nuestros objetivos, saber dónde queremos ir, por qué y para qué. En los diferentes ámbitos de nuestra vida, inconscientemente podemos tener deseos de cómo debe ser la vida, pero vamos a transformar estos deseos en objetivos, metas, planteamientos escritos. Así lo óptimo sería tener escrito qué queremos conseguir, qué soñamos alcanzar en nuestra vida:
- Laboral (trabajo, estudios, etc)
- Familiar (padres, hijos, etc)
- Relación con la pareja.
- Personal (con nosotros mismos, nuestros sueños)
- Amistades
Esta es nuestra agenda de objetivos.
Los objetivos deben ser concretos, pocos y muy importantes, compatibles entre sí, ordenados por prioridad, y han de tener plazos.
Las acciones de nuestra vida que no están orientadas a estos objetivos nos van a dejar siempre con la sensación de pérdida de tiempo.
LEYES DE EFICACIA
El tiempo es un recurso de los seres humanos, que no es material, y que se caracteriza por ser: Imprescindible para todas las acciones, inelástico en sí mismo, insustituible, inexorable –las acciones fluyen en un sentido del pasado al futuro–, y tiene sus propias leyes. En lo que se refiere a la eficacia en la gestión del tiempo podemos citar a modo de reflexión:
Ley de Parkinson: Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización. ¿Será por esta ley por lo que tenemos el extraño placer del último minuto? Es bien cierto que trabajar sin plazos, sin tener en cuenta las otras tareas que deben ser realizadas es un riesgo. Si se asigna una hora a una tarea, la tarea ocupa esa hora, si se le asigna media hora, suele ocupar poco más de media hora.
Las tareas se alargan al interrumpirlas: esto puede ilustrarse con una cuerda. Cada vez que la cortemos y queramos luego volver a empalmarla, será preciso realizar un nudo que reducirá su longitud, y necesitaremos más cuerda para llegar al mismo lugar. La mente humana funciona de modo análogo: no nos cabe retomar una tarea en el punto en que se interrumpió; siempre hay que hacer un “nudo” mental, e incluso físico. Y cada nudo implica una pérdida de tiempo.
Es más difícil mover un armario que un sofá, es decir, siempre tenemos el hueco para atender una llamada telefónica, barrer una habitación, pero es difícil hacer el hueco a una tarea de envergadura, que por lo general no suele parecer urgente, y así se deja una y otra vez para más tarde.
¿Qué es lo que hacemos preferentemente? Las tareas que nos parecen cortas, fáciles, agradables, conocidas, urgentes, interesantes, o que nos manda un jefe o alguien a quien apreciamos; pero las que no están dentro de estas categorías son como enormes armarios que nos impiden el paso, pero que no movemos pues es más fácil cambiar de lado el sofá.
¿Perfeccionismo? El grado de perfección de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica; dicen que hay una gráfica en forma de S que refleja de forma intuitiva lo siguiente: si dedicamos poco tiempo, lo que hacemos suele resultar una chapuza, carente de casi todo; al ir aumentando el tiempo llega un punto en que con poca dedicación más alcanzamos un buen cumplimiento, pero para seguir perfeccionando el trabajo, el tiempo ya no renta en resultados. Este hecho es aplicable a: limpiar un coche, hacer café, escribir un artículo, rehacer una cocina, ensayar una obra, buscar la solución en una crisis, etc.
La cuestión está en invertir en cada actividad el tiempo necesario para ser eficiente.
PLANIFICACIÓN PROGRAMACIÓN
"Si deseo que algo suceda, debo asignarle una fecha y una duración." Proverbio chino
Una vez planificados nuestros objetivos, hay que volcarlos en una programación semanal diaria, por escrito, pues no hay memoria para retener todos los detalles necesarios. Además, tenerlo por escrito aumenta la implicación personal.
Hay que colocar primero en la semana lo que debemos hacer para cumplir nuestros objetivos, luego todo lo demás, pero cumpliendo las siguientes normas:
- Debe haber cada día más de un 20% del tiempo de trabajo libre para los imprevistos.
- Cada vez que surge un asunto no programado, preguntarse: ¿Es una actividad que me permite cumplir uno de mis objetivos? ¿Es esto más importante que lo que ya tenía que hacer? Si las respuestas son afirmativas, hágalo, pero si las respuestas son negativas, arrégleselas para dejarlo para más tarde o mañana. Aprenda a decir No.
- Iniciar el día y la semana con la programación efectuada. Lo ideal, los últimos minutos del día anterior para la programación diaria, el domingo por la noche la programación semanal.
- Asegúrese de asignar a cada actividad el tiempo suficiente pero no excesivo. Acuérdese de la Ley de Parkinson.
- Cuando efectúe una tarea importante (en relación con los objetivos) no la interrumpa bajo ningún concepto.
- Acompase las actividades a sus ciclos corporales, emocionales y mentales. Nuestra eficacia y concentración no es idéntica a lo largo del día.
CAMBIOS EN LOS HÁBITOS
Después de constatar que hay algo que mejorar, de fijar los objetivos que queremos alcanzar, y conocer las leyes que rigen la eficacia, empieza la verdadera labor para dominar el tiempo.
Cambiar hábitos. Para ello hay que seguir los pasos que siempre nos han señalado: querer, compromiso y disciplina. Ello nos lleva a la perseverancia y al cambio de hábitos.
En este proceso, un funcionamiento natural del ser humano primero empieza en nuestra mente como una idea-deseo. Si la formulamos con claridad, y tomamos la decisión de llevarla a cabo, nos estamos comprometiendo, estamos lanzando el primer cabo de cuerda desde el mundo de las ideas al mundo material.
Pero para que la cuerda de amarre quede bien sujeta es necesaria la disciplina; ésta es la que comprobará que la cuerda está tendida y bien amarrada, que los puntos de enlace son seguros. Esta acción debe realizarse cada día, con perseverancia, aún cuando se presenten dificultades. De esta forma se manifiesta un hábito, o un cambio de hábitos.
Hay un tema de reflexión que surge en todos los cursos o libros sobre la gestión del tiempo. Todas nuestras actividades se pueden clasificar en importantes o no, urgentes o no, según el cuadro siguiente:
Las preguntas que clasifican las tareas en estos cuadros son dos: ¿Para cuándo? responde a lo urgente, y ¿por qué? responde a lo importante.
Evidentemente sólo debería preocuparnos el ¿por qué? y actuar en consecuencia. Así pues, por qué siempre tenemos en mente el ¿para cuándo?
Si programásemos lo importante, prácticamente nunca tendríamos acciones del cuadro A, nunca lo importante sería urgente, y lo urgente sería siempre poco importante: ¡Qué tranquilidad!
Nueva Acrópolis – Honduras
Organización Cultural internacional
Micro Cápsula:
Nueva Acrópolis, organización internacional sin fines de lucro de carácter filosófico y cultural cuyos ejes de acción son la cultura, la filosofía y el voluntariado. Más información visite: www.acropolishonduras.org o llame al 2232-0727
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Somos un equipo de consultores y facilitadores especializados de diferentes nacionalidades, dedicados al Desarrollo Organizacional y a la Formación del Recurso Humano, con el objetivo de satisfacer sus necesidades de productividad y eficacia. Contamos con una diversidad profesional de habilidades, talentos y competencias y una experiencia acumulada de más de diez años que nos permite acompañar a nuestros clientes en sus propios retos y hacerlos nuestros.
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